Amit a mérlegből nem olvasol ki, de a cég minden nap megérzi. Két szemszögből, egy tanulsággal.
Minden cégnek van egy láthatatlan tételsora. Nem szerepel a könyvelésben, nem jelenik meg a negyedéves riportban. Mégis befolyásolja a bevételt, a csapat teljesítményét és a növekedés ütemét.
Ez a betöltetlen pozíció valódi ára.
Kisebb és nagyobb szervezetekben egyaránt jelen van, de máshol fáj és máshogy nyilvánul meg. Megnézzük mindkét oldalt.
HR vezető szemszöge (100+ fős szervezet)
Amikor a folyamat viszi el a kapacitást
Egy 100 főnél nagyobb szervezetben a toborzás mögött rendszer van. Vagy kellene, hogy legyen. A valóságban a HR csapatok nagy része kapacitáshiánnyal küzd. Nem azért, mert alulteljesítenek, hanem mert a manuális adminisztráció aránytalanul sok időt vesz el.
58%: A toborzó szakemberek átlagosan munkaidejük közel 60 százalékát adminisztratív feladatokra fordítják. Szűrés, levelezés, időpontok egyeztetése, visszajelzések írása.
Ez az idő nem döntéshozatalra megy. Nem jelöltértékelésre, nem csapatvezető igényeinek megértésére, nem hosszú távú illeszkedés vizsgálatára. A folyamat halad, de nem a legjobb irányba.
Közben a pozíció betöltetlen marad. Minden eltelt héttel nő az esélye, hogy a szervezet kompromisszumot köt. Nem a legjobb jelöltet veszi fel. Azt, aki éppen elérhető.
A rossz felvétel ára általában az éves bérköltség 30 és 150 százaléka közé esik. Ez az elveszett termelékenység, az újratoborzás és a csapat idejének összege.
A manuális szűrési fázis kiszervezése és technológiai támogatása nem a minőség feladása. Ez a minőség megőrzése. Strukturált előszűrő kérdőív, automatizált kommunikáció és dedikált külső partner együtt olyan kapacitást szabadít fel, amelyet valóban stratégiai munkára lehet fordítani.
Ügyvezető szemszöge (50 fő alatti cég)
Amikor a növekedés egy üres széken múlik
Egy 50 főnél kisebb cégben a toborzás általában az ügyvezető asztalán landol. Nincs dedikált HR, nincs belső folyamat, nincs ráfordítható idő. Van viszont egy üres szék, amely minden nap üzleti veszteséget termel.
Egy betöltetlen pozíció közvetlen havi költsége a kiesett kapacitás alapján könnyen elérheti az adott pozíció havi bérköltségének kétszeresét. Ez nem elméleti szám. Ez az a projekt, ami csúszik. Az az ügyfél, akit lassabban szolgálnak ki. Az a döntés, amelyet az ügyvezető hoz meg helyette, mert nincs más.
3,2 hónap: Ennyi ideig tart átlagosan egy középvezetői pozíció betöltése belső folyamat nélkül. Ennyi idő alatt egy kisebb cég komoly versenyhátrányt halmozhat fel.
A probléma ritkán a jelöltek hiánya. Szinte mindig az, hogy az ügyvezető egyszerre akarja elvégezni a toborzás adminisztrációját és meghozni a felvételi döntést. Ez a két feladat nem fér el ugyanabban a fókuszban.
Az adminisztratív lépések delegálhatók. A döntés nem. Ha ez a szétválasztás megvalósul, a folyamat érdemben felgyorsul.
A legegyszerűbb első lépés egy pozícióleírás helyett egy személyleírás elkészítése. Nem azt kell definiálni, mit kell csinálnia az illetőnek. Azt kell definiálni, ki az a személy. Milyen döntéseket hoz? Kivel dolgozik? Melyik problémát oldja meg? Ha erre van válasz, a szűrés sokkal gyorsabb és pontosabb lesz.
Ami mindkét esetben igaz
A betöltetlen pozíció ára nem csak a kiesett munkaidő. Benne van a csapat fáradtsága, a vezető figyelme és a cég növekedési üteme is. Minél tovább tart, annál drágább.
Legyen szó nagy szervezetről vagy kisebb cégről, a megoldás azonos irányba mutat: kevesebb adminisztráció, több döntéshozatal. Az egyik esetben ez folyamatok és technológia kérdése. A másikban fókuszé és delegálásé.
A közös nevező: nem az a kérdés, ki csinál többet. Az a kérdés, ki csinálja a megfelelő dolgot.